A régua de cobrança é um processo que deve ser implementado em todas as empresas, seja pequena, que ajuda a garantir que as finanças estejam sempre ordenadas, ou de grande porte, onde necessita de um controle de cobrança para um fluxo de caixa extremamente movimentado. Ela tem como objetivo mapear e documentar todos os passos tomados para cobrar o devedor até receber o pagamento, além otimizar o trabalho da sua equipe e manter o financeiro do seu negócio em dia, estipulando estratégias para cada etapa, ela ajuda a diminuir o índice de inadimplência da sua empresa, é um sistema de planejamento que acompanha todo o processo de pagamento de uma dívida, em um processo automatizado.
Uma régua de cobrança é delimitada por uma linha cronológica de acordo com a carteira de clientes da sua empresa, com o objetivo de fazer com que seus clientes cumpram o compromisso financeiro na data estipulada, seja no momento da compra, ou mesmo na contratação do seu serviço. Essas ferramentas ajudam você a identificar quando a compra foi realizada e qual a data do pagamento, assim a empresa pode, com antecedência, entrar em contato com o cliente, mandando uma mensagem para a realização do pagamento no prazo.
5 Passos para implementar a régua de cobrança
Alguns passos importantes para montar uma régua de cobrança, mas antes de tudo é preciso apostar em um software automático, assim as mensagens de lembretes serão enviadas automaticamente para os clientes, estipulando as datas de vencimento, de pagamento e quando os alertas devem ser disparados.
Também existem diferentes tipos diferentes para entrar em contato com os clientes, usando uma linguagem específica para cada situação, como por exemplo, uma cobrança realizada por SMS, com uma linguagem objetiva e simples, ou por email ou carta, com uma linguagem mais formal.
1 – É preciso estipular uma data para a cobrança, como dia do vencimento e quando os alertas de pagamento devem ser realizados. Em alguns casos, como assinaturas e mensalidades, por exemplo, você consegue agrupar por data de recebimento, isso ajuda no controle das finanças e no desempenho do caixa da sua empresa. Esses alertas devem ser programados para serem disparados cinco dias antes do vencimento da fatura, no dia do vencimento e, no caso de atraso no pagamento, cinco dias após o vencimento.
2 – Delimitar como serão as fases dessa régua de acordo sua necessidade, se será semanal, mensal, semestral, anual, respondendo algumas perguntas como: data de vencimento e até que dia pode ser considerado uma cobrança amigável? A partir de qual dia será realizada a suspensão ou cancelamento do serviço? Quando o cliente pode ter o cpf incluído no serasa? Quando pode acontecer a cobrança extrajudicial e ou judicial? Feito isso, é hora de verificar os canais que podem ser usados em cada etapa dessa régua, dependendo do ticket médio, se é B2B OU B2C.
3 – As estratégias de cobrança são um grande diferencial e devem ser um auxílio em todo o processo, mas o que seriam essas estratégias? Basicamente, estratégias de relacionamento, o seu cliente precisa saber que você o conhece e confia nele, por isso é de extrema importância tornar essa relação o mais próximo possível, personalizando a sua abordagem, tratando seu cliente pelo nome, com um contato mais amigável, além de manter os dados do seu cliente sempre atualizados, dessa forma é mais fácil encontrá lo caso precise recuperar um saldo devedor.
4 – Uma ótima forma de implementar a régua de cobrança é oferecer vários meios de pagamento, de modo a evitar a inadimplência, veja alguns exemplos: depósito, transferência e Pix; boletos bancários e o próprio cartão de crédito. Porém algumas dessas formas podem ser arriscadas para a régua de cobrança, como o depósito e a transferência, por se tratarem exclusivamente do cliente, tanto no quesito data quanto no quesito valor.ele pode pagar apenas quando puder ou lembrar e, caso não tenha o valor inteiro, pode pagar apenas uma porcentagem da dívida. Já os outros podem vir acompanhados de acréscimos legais que protegem a empresa, todos esses são formas consideradas para a sua régua de cobrança, mas vale considerar qual é a melhor delas para o seu negócio.
5 – Por fim é muito importante, reduza a forma humana neste processo automatizando e terceirizando sua régua de cobrança. Uma empresa especializada vai reduzir os erros e implementar com segurança a régua de cobrança na sua empresa, e acima de tudo, manter uma boa relação com o seu cliente.
Uma boa automatização da régua de cobrança segue os princípios básicos das boas vendas, disparando lembretes automáticos de pagamento, com facilidades de pagamentos, diminuindo a inadimplência, e mantendo um ótimo relacionamento com a empresa.
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